学校采购内部控制管理制度

   
学校采购内部控制管理制度
2023年8月（修订）
根据市财政局关于印发《福州市政府集中采购目录及限额标准》的通知（榕财采[2021]13号）文、榕财采[2022]116号-福州市财政局转发福建省财政厅转发财政部关于印发政府采购品目分类目录的通知及榕教综〔2023〕10号 福州市教育局关于印发《福州市直教育系统政府采购管理实施细则（试行）》的通知文件精神，结合我校实际情况和人事调整，经学校内控会议研究决定修订学校采购内部管理制度如下：
第一章  总    则
第一条 为了加强学校总务和财务内部控制管理工作，加强学校采购管理，规范采购行为，保证采购的质量，控制采购价格，提高采购效率，满足学校各项工作的需求，促进学校廉政建设，特制订学校采购内部控制管理制度。
第二条 本管理办法适用于所有学校自行采购和政府采购（含集中采购、分散采购）的货物、服务和工程类项目。
第三条 学校采购内部控制管理制度的主要工作
(一)健全内部控制体系，强化内部流程控制：建立适合学校实际情况的内控体系，全面梳理业务流程，明确业务环节，分析风险隐患，加强对单位层面和业务层面的内部控制，实现内控体系全面、有效实施。
(二)加强内部权力制衡，规范内部权力运行：根据学校内部的管理架构，按照决策、执行、监督相互分离、相互制衡的要求，科学设置内设机构、管理层级、岗位职责权限、权力运行规程，切实做到分事行权、分岗设权、分级授权，必要时可以进行轮岗。
 (三)促进内控信息公开，加强监督检查工作，针对内控建立和实施的实际情况，积极推进内部控制信息公开，凡必须公开的按有关规定进行公示，逐步建立规范有序、及时可靠的内控信息公开机制，更好发挥信息公开对内控建设的促进和监督作用。建立健全内控监督检查制度，通过日常监督和专项监督，检查内控实施过程中存在的突出问题、管理漏洞和薄弱环节，进一步改进和加强内部控制。
第四条 学校采购内控管理制度的指导思想是，全面推进学校采购内控管理建设，规范内部经济和业务活动，强化对内部权力运行的制约，防止内部权力滥用，建立健全科学高效的制约和监督体系，保证经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，不断提高学校内部管理水平，为进一步加强学校建设提供有力保障。
第五条 学校采购内控管理制度的总体目标是，以全面执行上级内控有关文件为抓手，以规范经济和业务活动有序运行为主线，以采购内控管理为导向，突出规范重点领域、关键岗位的经济和业务活动运行流程、制约措施，逐步将控制对象从经济活动层面拓展到全部业务活动和内部权力运行，更好发挥内控在提升内部治理水平、规范内部权力运行、促进依法行政、推进廉政建设中的重要作用。
第六条 学校采购内控管理制度的基本原则
(一)坚持全面性原则：内部控制应贯穿于学校的各个层级，确保对学校层面和业务层面各类经济和业务活动的全面覆盖，综合反映学校的内部控制能力与水平。
(二)坚持重要性原则：内部控制应当在全面覆盖的基础上，重点关注重要业务事项和高风险领域，特别是涉及内部权力集中的重点领域和关键岗位，着力防范可能产生的重大风险。
(三)坚持问题导向：应当针对内部管理薄弱环节和风险隐患，特别是涉及内部权力集中的人事、财务、资产、建设维修、招生就业、后勤保卫等重点领域和关键岗位，合理配置权责，细化权力运行流程，提高内部控制的针对性和有效性。
第二章  学校采购内控管理组织机构及职责
第七条 采购内控管理领导小组
采购内控管理领导小组（学校政府采购领导小组），是学校采购工作的领导、决策机构，负责组织制定学校全面推进内部控制实施建设方案，指导建立适合我校实际情况的内部控制基础性评价体系，研究解决实施工作中出现的重大问题，研究决定学校采购工作的政策、制度和有关重要事项，监督指导内部控制建设工作的全面开展。由书记和校长任组长，下设学校采购工作办公室，办公室主任由总务处主任（或负责人）担任,成员由参与采购工作的有关人员担任。
组  长：崔  勇  蒋舒凡
副组长：杨章兰  许友忠  何伙珍  薛若云
成  员：陈  倩  方林蔚  阎  露  陈  晴  余  玲  王翠娟  胡红星  姚靖屏  林丽娟
学校采购内控管理工作办公室主任：方林蔚
物资采购内控管理工作办公室成员：林丽娟
第八条  采购内控工作小组：
组  长：崔  勇  蒋舒凡
副组长：杨章兰  何伙珍
成  员：陈  倩  陈  晴  阎  露  方林蔚  余  玲  王翠娟  林丽娟
采购内控小组的主要职责（1）全面负责学校采购工作；（2）审定学校采购工作规章制度；（3）审定学校各部门采购预算的申请；（4）讨论、决定学校采购工作中的重大事项。
第九条  学校采购工作办公室是学校采购的需求管理部门，主要职责是：（1）按照国家有关采购和招投标的法律法规，制定学校采购的规章制度和管理办法。（2）负责编制采购文件，采购信息公示，项目的合同签订，履约验收。
第十条  总务处是学校采购的相关环节的实施部门，学校采购实行统一由采购部门（学校总务处）负责组织实施采购工作,需求部门在专业技术方面提供支持。总务处主要职责是：（1）组织编制采购预算，并报告上级采购预算管理部门。（2）审核学校采购计划、采购用款计划和采购方式，并按规定向上级部门申报。（3）编制采购文件，审查投标人资格，组织采购工作相关环节的实施，负责学校采购的支付工作。（4）协调市公共资源交易中心或采购代理机构做好招标采购工作。（5）参与项目的合同签订、组织验收、资料汇总备案归档等工作。
第十一条  采购项目的需求部门为采购项目委托人，委托人的主要职责是：（1）组织编制采购预算。（2）编制采购计划。内容包括：招标项目的品名数量、技术质量参数、投标人资格的审查标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签合同的主要条款。（3）参与项目的采购文件编制、投标人资格审查、开标、评标、合同签订、验收、合同款支付、售后服务工作。（4）做好采购项目的前期工作，提供采购商务、技术要求等原始资料，并负责技术解释。（5）按照政府部门的要求，做好相关采购项目的申报、评估、验收工作。
第十二条  采购内控管理监督小组
学校成立采购内控管理监督小组（学校政府采购监督小组），是学校采购的监督机构，负责全程监督学校内部控制实施过程和采购过程各环节事务，规范经济和业务活动有序开展，促进依法行政，加强信息公开，推进廉政建设。监督小组由许友忠、薛若云任组长。
组  长：许友忠  薛若云
成  员：胡红星  姚靖屏
第十三条 监督小组主要职责：1．制订学校政府采购监督工作规章制度。2．监督检查学校采购执行部门遵守国家法律法规和采购规章制度的情况。3．全过程监督学校采购活动，对采购过程中的违规行为提出纠正建议。4．监督学校采购项目评标专家的抽取或确定工作。5．受理学校采购工作的有关投诉。
第十四条 采购过程相关人员规定：采购申请人是指需求的直接人员，包括一般教师、中层干部；申购需求部门是指需求的中层职能部门；分管领导是指分管申购需求部门的分管校长或副校长。
第三章  政府采购的预算
第十五条 需求部门应编制学校年度政府采购预算，并按规定报学校审批；总务处负责制定年度政府采购预算，经校务会议研究，采购内控管理领导小组审核，上报教育局、财政局审批，政府采购预算经上级批复后方能生效。
第十六条 政府采购预算经上级批复后一般不予以调整，特殊情况学校政府采购领导小组根据需要调整，必要时经校务会议研究，采购内控管理领导小组审核，可追加政府预算报上级审批。
第四章  政府采购方式的选用和审批流程
第十七条 所有采用自行组织采购方式实施的采购项目，自行采购同类品目的每年累计金额不得超过20万元（不含）。
第十八条  同类品目年度累计预算金额超过20万元（含）且未达到政府采购限额标准的项目（网上超市项目除外），报市教育局审批后通过福建省政府采购网上公开信息系统编制采购实施计划进行自行采购。自行采购同类品目的每学期累计不得超过50万元。
第十九条  网上超市项目采购金额0万元以上100万元以下（不含）。因为特殊原因网上超市采购项目2万元以下（不含）需自行采购的，报市教育局审批后方可实施，同类品目自行采购年度累计金额不得超过2万元。
第二十条  3万元（不含）以内的采购项目（除上级规定需要公开招标采购或需要网超采购的除外）：采用直接采购方式采购，并办理采购手续。
1、1万元（不含）以内的采购：
（1）榕财采【2021】13号文及榕财采【2022】116号规定目录内的采购：由需求部门提供计划→需求部门负责人签署意见→需求部门所属分管领导审批→校长审批→书记审批→采购部门通过福建省政府采购网备案→采购部门直接采购。
（2）榕财采【2021】13号文及榕财采【2022】116号规定目录外的采购：由需求部门提供计划→需求部门负责人签署意见→需求部门所属分管校领导审批→校长审批→书记审批→采购部门直接采购。
2、1-3万（不含）元的采购：
（1）榕财采【2021】13号文及榕财采【2022】116号规定目录内的采购：由需求部门提供计划→需求部门负责人签署意见→需求部门所属分管校级领导审批→校长审批→书记审批→学校内控领导小组会议研究通过→采购部门通过福建省政府采购网备案→采购部门直接采购。
（2）榕财采【2021】13号文及榕财采【2022】116号规定目录外的采购：由需求部门提供计划→需求部门负责人签署意见→需求部门所属分管校级校长审批→学校内控领导小组会议研究通过→校长审批→书记审批→采购部门直接采购。
第二十一条  3万元（含）→5万元（不含）的采购项目（除上级规定需要公开招标采购或需要网超采购外）：经内控领导小组研究决定采用直接采购或货比三家等方式采购。
（1）榕财采【2021】13号文及榕财采【2022】116号规定目录内的采购：由需求部门提供计划→需求部门负责人签署意见→需求部门分管校级领导审批→校长审批→书记审批→学校内控领导小组会议研究决定采购并确定采购方式→采购部门通过福建省政府采购网备案→直接采购供货商或三家比价结果过内控会→公示→签订合同→实施采购，必要时由采购部门和有关职能部门协同采购。
（2）榕财采【2021】13号文及榕财采【2022】116号规定目录外的采购：由需求部门提供计划→需求部门负责人签署意见→需求部门分管校级领导审批→校长审批→书记审批→学校内控领导小组会议研究决定采购并确定采购方式→直接采购供货商或三家比价结果过内控会→公示→签订合同→实施采购，必要时由采购部门和有关职能部门协同采购。
第二十二条  5万元（含）→20万元（不含）的采购项目（除上级规定需要公开招标采购或需要网超采购外）：经内控领导小组审核后，委托代理机构（随机抽取代理）采用法定方式进行招标采购（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、竟争性磋商、单一来源等）自行组织采购，并办理采购手续。
（1）榕财采【2021】13号文及榕财采【2022】116号规定目录内的采购：由需求部门提供计划→需求部门负责人签署意见→需求部门分管校级领导审批→校长审批→书记审批→内控会决定执行采购及确定采购方式→挂网征集方案→方案论证→论证结果过内控会→采购部门通过福建省政府采购网备案→委托代理机构（随机抽取）组织采购→公示（网上公示）→签订合同→实施采购，必要时由采购部门和有关职能部门协同采购。
（2）榕财采【2021】13号文及榕财采【2022】116号规定目录外的采购：由需求部门提供计划→需求部门负责人签署意见→需求部门分管校级领导审批→校长审批→书记审批→内控会决定执行采购及确定采购方式→挂网征集方案→方案论证→论证结果过内控会→委托代理机构（随机抽取）组织采购→公示（网上公示）→签订合同→实施采购，必要时由采购部门和有关职能部门协同采购。
（3）因时间紧急等特殊原因可由需求部门提出，经内控会研究同意，可采购采用货比三家，直接购买等方式自行组织采购。
第二十三条  20万元（含）→100万元（不含）的采购项目：严格按照榕财采【2022】116号-福州市财政局转发福建省财政厅转发财政部关于印发政府采购品目分类目录的通知、榕教综〔2023〕10号 福州市教育局关于印发《福州市直教育系统 政府采购管理实施细则（试行）》的通知执行。由需求部门提供计划→需求部门负责人签署意见→需求部门分管校级领导审批→校长审批→书记审批→党总支会研究决定执行采购→内控会研究决定执行采购及采购方式→挂网征集方案→内控会审核采购方案→上级主管单位条装中心初审→经教育系统采购领导小组组长批准→采购部门通过福建省政府采购网备案→委托代理机构（随机抽取）组织采购→公示（网上公示）→签订合同→实施采购,必要时由采购部门和有关职能部门协同采购。
第二十四条  网上超市采购项目：网上超市采购各品目累计总金额在一个财政年度内不得超过公开招标数额标准。
第二十五条  100万元（含）→200万元（不含）的采购项目：严格按照榕财采【2022】116号-福州市财政局转发福建省财政厅转发财政部关于印发政府采购品目分类目录的通知、榕教综〔2023〕10号 福州市教育局关于印发《福州市直教育系统 政府采购管理实施细则（试行）》的通知执行。由需求部门提供计划→需求部门负责人签署意见→需求部门分管校级领导审批→校长审批→书记审批→党总支会研究决定执行采购→内控会研究决定执行采购及采购方式→挂网征集方案→内控会审核采购方案→上级主管单位条装中心初审→教育系统采购领导小组集体研究批准→采购部门通过福建省政府采购网备案→委托代理机构（随机抽取）组织采购→公示（网上公示）→签订合同→实施采购,必要时由采购部门和有关职能部门协同采购。
第二十六条 200万元（含）以上的采购项目：严格按照榕财采【2022】116号-福州市财政局转发福建省财政厅转发财政部关于印发政府采购品目分类目录的通知、榕教综〔2023〕10号 福州市教育局关于印发《福州市直教育系统 政府采购管理实施细则（试行）》的通知执行。由需求部门提供计划→需求部门负责人签署意见→需求部门分管校级领导审批→校长审批→书记审批→党总支会研究决定执行采购→内控会研究决定执行采购及采购方式→挂网征集方案→内控会审核采购方案→上级主管单位条装中心初审→教育系统采购领导小组复核→市教育局领导集体研究批准→采购部门通过福建省政府采购网备案→委托代理机构（随机抽取）组织采购→公示（网上公示）→签订合同→实施采购,必要时由采购部门和有关职能部门协同采购。
第二十七条 采用直接采购或货比三家等方式采购时，应选用具有营业执照、税务登记证明的供货商（特殊物资的采购另行研究处理）。在比质量、比价格、比售后服务的基础上选定能提供质量优、价格廉、售后服务好的供货商。从必需和实用的原则出发采购质优价廉、售后服务好的物资。禁止采购“三无”产品，防止采购冒牌产品和以次充好产品。
 
第五章  政府采购过程与验收
第二十八条  总务处根据审批后的采购计划，按规定组织采购工作并确认中标供应商。
第二十九条  采购的物资必须按有关规定进行验收，项目验收由总务处组织，验收成员由纪检、总务处、需求部门和需求管理部门组成，需求部门和需求管理部门技术人员承担主要的验收工作，必要时可聘请专家进行验收。通过验收是采购项目结算、付款的必要条件，验收人应当签署验收意见和验收结论，并承担相应责任。
第三十条  采购物资必须按有关规定入库并办理财产登记，采购物资款支付由需求部门的经办人及部门负责人签字，由总务处按规定办理。财务人员认定符合付款（或预付）条件后方可付款（或预付）。
第三十一条  总务处负责采购项目的资料整理、归档工作，采购过程要求手续完备、资料完整。
第六章 采购纪律
第三十二条 参与学校采购活动的部门和个人，必须坚持公开、公平、公正的原则，按章办事。不得虚假采购，不得与投标人或代理机构恶意串通，不得接受贿赂或获取其他不正当利益，不得在监督检查中提供虚假情况，不得有违反政府采购管理办法的其他行为。
第三十三条 任何部门和个人不得未经批准擅自采购。大宗物品要集中采购，禁止通过分拆、分段、分项等办法，化整为零规避招标。
第三十四条 禁止工作人员接受供货商的礼品、礼金、回扣或宴请。
第三十五条 工作人员要保守采购中的秘密，禁止向供货商泄露学校有关采购的信息。采购工作人员、需求部门和需求管理部门的工作人员、评标专家小组成员与投标人有利害关系的，应当主动回避。
第三十六条 采购部门及有关人员有违反国家有关政策法律、法规的，则采购行为视为无效，并且予以改正，同时酌情给有关人员予以处理。
第七章  附则
第三十七条 以上规定中，凡《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》及政府其他法律法规已有规定的，一律从其规定执行。
第三十八条 学校原相关文件规定与本制度不符的，以本制度为准。
第三十九条 建议党务工作和工会工作专项经费采购参照执行。
第四十条 本制度经内控会议及校务会议研究决定后自2023年9月1日开始执行，原2023年3月修订并于2023年3月20日起实施的《学校采购内部控制管理制度》自动废止。